چگونه برای شرکت خود شرح ماموریت بنویسیم؟

هر سازمانی یک ماموریت، هدف و دلیلی برای حضور در بازار رقابت با رقبای خود دارد. به صورت کلی یک ماموریت به راحتی مسیر حدکتی یک سازمان را شرح خواهد داد و بیانیه ماموریت به نوعی هدف سازمان را به صورت شفاف بیان خواهدکرد. باید توجه داشت که این ماموریت باید ارزش مطرح کردن، برنامه ریزی و البته شفاف سازی را داشته باشد، به این معنی که یک هدف و ماموریت نباید ساده و به راحتی قابل دسترس باشد زیرا قرار است این هدف خط مشی و مسیر اصلی سازمان را مشخص کند.

اجزاء تشکیل دهنده ی ماموریت سازمان:

  1. در اولین قدم باید تلاش کنیم درک و تعریف شفافی از طیف مشتری های خود داشته باشیم.
  2. باید بدانیم محصولات/خدمات ما چه هستند و قرار است چه نیازی از مشتریان ما را برطرف کنند.
  3. بازار هدف بالقوه و بالفعل ما چیست و اینکه چگونه باید این بازار را گسترش دهیم.
  4. مسیرهایی که با استفاده از تکنولوژی روز می توانیم طی کنیم و به نوعی استفاده از فناوری روز چقدر برایمان میسر خواهد بود.
  5. عزم و اراده ما برای رسیدن به هدفمان به کنار، باید بررسی کنیم آیا هدفی برای رسیدن به سودآوری داریم یا خیر.
  6. شفاف سازی ارزشها و اولویت بندی اهداف سازمان برای آینده و بقای آن را باید به دقت مورد بررسی قرار دهیم.
  7. با طراحی ماتریس SWOT به خوبی نقاط قوت، ضعف، تهدید ها و فرصتهای خود را بشناسیم.
  8. باید توجه داشت که رسیدن به اهداف بلند مدت و کوتاه مدت تنها با ارزش نهادن به کارکنان میسر خواهد بود.

بیانه رسمی ماموریت یک سازمان در اصل باید همچون یک هدایتگر برای سازمان باشد تا بتوانیم با یادآوری و عمل به آن خود را به اهداف بلند مدت سازمان نزدیک کنیم. باید توجه داشته باشیم در تببین بیانیه رسمی ماموریت باید واقع بین بوده و اهداف کلیه بخش های سازمان را مدنظر بگیریم و با برگذاری جلسات طوفان مغزی با ارکان اصلی سازمان، به شفاف سازی و ممکن بودن دسترسی به هدف مطرح شده، بپردازیم. اینکه صرفا یک هدف را مشخص کنیم، عملا کار ساده ای است، اما اینکه خود را پایبند به آن بدانیم و تلاش کنیم در راستای رسیدن به آن طبق اصول و برنامه ریزی های صورت گرفته حرکت کنیم بسیار مهم خواهد بود.

FacebookTwitterGoogle+
سایر مباحث مدیریتی,انواع مستندات کاری,متفرقه

تجربه نوشت – قسمت اول

“مرسی، اما من در توان و تخصصم انجام این مسئولیت نیست!”

 

این جمله ای هست که ای کاش خیلی راحت می تونستیم بکار ببریم و هیچوقت کاری که در انجامش دانش، تجربه یا الفبا و اصول کاریش رو بلد نیستیم، انجام ندیم. خیلی وقتا فقط بخاطر شرایط مالی وارد یک کار میشیم و خیلی وقتا برای کسب تجربه.

به نظرم دومی زیاد مشکل دار نیست، چون بالاخره هر چیزی باید از یک جایی شروع بشه، اما اولی به صورت ۱۰۰% آفت و سم هست که این موضوع ابعاد گسترده تری هم خواهد داشت. از جمله مشکلاتی که انتخاب یک شغل بخاطر صرفا شرایط مالی و بدون تخصص خواهد داشت میتوان موارد زیرو نام برد:

  1. عدم وجود انگیزه برای انجام خوب کارها
  2. عدم تمایل به ارتقا سطح دانش
  3. عدم تمایل به کمک به همکاران
  4. عدم وجود اهمیت به اهداف سازمان
  5. بی حوصلگی شدید در محیط کار
  6. حضور برای خروج !!!
  7. خروج برای شروع یک روز دیگر تا به آخر ماه برای دریافت حقوق نزدیک شدن

همانطور که مشخص است خیلی بیشتر از این هفت مورد می توان برای مشکلات لیست نوشت، اما آیا واقعا تلاش برای فراگرفتن یک تخصص سخت است؟ اصلی ترین معضلی که در این انتخاب رخ خواهد داد، اذیت شدن سایر همکاران است، چون قطعا یک یا چند نفر دیگر هزینه زمانی و انرژی انجام کارهای نکرده فرد را باید بپردازند.

نکته کلیدی اینکه اگر افرادی که مشغول پرداختن این هزینه هستند، افرادی باشند که اهل مقایسه شرایط باشند، اصلا بعید نیست به خلق و خوی فرد مذکور دچار شده و این موضوع نم نم به کل سازمان سرایت کند. به نظر می رسد، برای انتخاب یک فرد با انگیزه می توان راه حل داشت، چون قطعا این مسئله نیز قابل حل خواهد بود.  شاید برخی از راه حل ها به نظر خشن، فریب دهنده و یا ظاهر سازی باشد، اما راز بقای یک سازمان فقط و فقط نیروهای پویا و فعال آن هستند. البته در نهایت اگر راه حل ها پاسخ دهد، جنبه های منفی اصلا دیده نخواهد شد و صرفا ابعاد گسترده مثبت آن باقی می ماند.

شاید بتوانیم از این تیپ موارد یک لیست به شرح زیر داشته باشیم:

  1. وجود ساختار سازمانی
  2. وجود قوانین شفاف برای ارتقا سطح سازمانی
  3. وجود مراحل آزمونی برای سنجش دوره ای توانمندی پرسنل
  4. وجود شرح وظیفه دقیق از هر مسئولیت
  5. وجود نظام یکپارچه و دقیق برای برنامه ریزی آموزشی پرسنل
  6. قرارداد های کوتاه مدت (حداقل ۳ ماهه)
  7. ایجاد نظام پاداش و جریمه طبق قوانین شفاف

قطعا این لیست نیز دارای موارد زیادی می تواند باشد. در آینده در مورد اینکه چه عواملی مانع یا باعث کاهش انگیره کارمندان می شود، نیز پست خواهم گذاشت.

FacebookTwitterGoogle+
مدیریت پروژه,تجربیات یک مدیر پروژه

PMO در یک نگاه

امروزه بسیاری از سازمان‌ها، از ساختارهای پروژه‌ای برای انجام امور خود بهره می‌گیرند. مهمترین عامل کلیدی موفقیت این سازمان‌ها، مدیریت صحیح پروژه‌ها و طرح‌ها است. طراحی و استقرار دفاتر مدیریت پروژه عمده‌ترین مکانیزمی است که در این خصوص مورد استفاده قرار می‌گیرد. نقش‌های دفاتر مدیریت پروژه متنوع و گوناگونند، اما در نهایت ماموریت آن‌ها ایجاد ساز و کار لازم به منظور مدیریت یکپارچه طرح‌ها و پروژه‌های سازمان‌ها برای تحویل به موقع، باکیفیت و در چارچوب هزینه‌های پیش‌بینی شده است.

دفتر مدیریت پروژه نهادی است که در سازمان‌های پروژه‌محور مورد استفاده قرار می‌گیرد و وجود آن سبب رشد و تکامل فعالیت‌های مدیریت پروژه در سطح سازمان می‌شود. بسته به اندازه، ساختار، پیچیدگی و نوع سازمان ممکن است در یک زمان، پروژه‌های متعددی در آن در حال اجرا باشند. دفتر مدیریت پروژه باعث تمرکز سیستماتیک مدیریت پروژه در سازمان شده و وضعیت کلی پروژه‌ها و برنامه‌های سازمان را با دقت بسیار بالایی کنترل می‌کند.

 

مزایای ایجاد دفتر مدیریت پروژه

  • دست یابی بهتر به اهداف استراتژیک
  • دست یابی بهتر به اهداف پروژه ها
  • صرفه جویی منابع
  • مستند سازی بهتر دانش و تجربه سازمانی
  • افزایش دانش و تخصص تیم مدیریت پروژه
  • دستیابی به سطح بالاتری از رضایت ذینفعان
  • افزایش بلوغ و فرهنگ سازمانی جهت مدیریت و اجرای بهتر پروژه ها

وظایف دفتر مدیریت پروژه

  • تمرکزدهی هماهنگی و یکپارچه سازی پروژه ها
  • تامین منابع لازم جهت مدیریت پروژه ها
  • مدیریت بانک منابع
  • استاندارد سازی فرایندهای مدیریت پروژه
  • توسعه متدولوژی های مدیریت پروژه
  • توسعه سیستم مدیریت پروژه
  • شناسایی بهترین تجربیات و تسهیم آن در سازمان
  • تعیین معیارهای انتخاب مدیران پروژه
  • تعیین معیارهای انتخاب تیم مدیریت پروژه
  • نیازسجی و آموزش تیم مدیریت پروژه
  • تعیین نرم افزارهای مورد نیاز مدیریت پروژه
  • مدیریت ارتباطات بین پروژه ها
  • ثبت و سازمان دهی دروس آموخته و انتقال آن به پروژه های جدید
  • مشارکت در فرایند آغازین پروژه ها
  • نظارت و کنترل فرایندهای مدیریت پروژه
  • پیشنهاد شروع و خاتمه پروژه ها

دلایل عدم موفقیت دفتر مدیریت پروژه

  • عدم تعریف مناسب شرح وظایف سازمانی دفتر مدیریت پروژه و نحوه تعامل سایر بخش ها با آن
  • عدم اعتقاد و حمایت مدیران ارشد سازمان از دفتر مدیریت پروژه
  • دخالت مدیران ارشد در روند کار تخصصی دفتر مدیریت پروژه
  • عدم فرهنگ سازی سازمانی جهت همکاری با دفتر مدیریت پروژه
  • عدم وجود نیروهای متخصص کافی در دفتر مدیریت پروژه
  • عدم سرمایه گذاری مناسب جهت تامین زیرساخت های مورد نیاز
  • تقلید محض از سیستم ها و استانداردهای سایر سازمان ها
  • انتظار موفقیت و بلوغ سازمانی در کوتاه مدت
  • بها ندادن به منابع انسانی در سازمان
FacebookTwitterGoogle+
برنامه ریزی,مدیریت پروژه,کنترل پروژه

تاریخچه مدیریت پروژه: ویکی پدیا

تاریخچه مدیریت پروژه‌های نرم افزاری با تاریخچه تولید نرم‌افزار در هم آمیخته‌است. نرم‌افزارها در آغاز برای مقاصد خاص و یا راه‌اندازی سخت افزارها نوشته می‌شد. اما با معرفی مفهوم برنامه‌نویسی شی‌گرا در سال ۱۹۶۰، برنامه نویسی با این رویکرد مورد استقبال شرکت‌های توسعه نرم افزار قرار گرفت و در دهه‌های ۱۹۷۰ و ۱۹۸۰ روند تولید و توسعه نرم افزار رشد سریعی را تجربه کرد.

در این زمان شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزار تلاش می‌کردند تا با استفاده از روش‌های کلاسیک مدیریتی، پروژه‌های نرم افزاری را راهبری کنند اما به زودی و با کند شدن سرعت تولید نرم افزار و بروز مشکلات جدی در تست و نیز تغییرات به وجود آمده در نیازمندی‌های مشتریان مشخص گردید که روش‌های سنتی مدیریت پروژه برای راهبری تیم‌های نرم افزاری مناسب نمی‌باشد. تحلیل و بررسی پروژه‌های نرم افزاری شکست خورده، عوامل زیر را به عنوان مهمترین دلایل شکست آن‌ها مشخص کرد:

  • عدم بیان روشن اهداف پروژه
  • برآورد نادرست از منابع مورد نیاز پروژه
  • تعریف نادرست نیازمندی‌ها
  • گزارش‌دهی ضعیف روند پروژه
  • استفاده از فناوری‌های نابالغ
  • عدم توانایی در کنترل پیچیدگی‌های پروژه
  • روش‌های توسعه غیر استاندارد
  • مدیریت پروژه ضعیف
  • سیاست‌های ذی‌نفعان
  • فشارهای مربوط به جنبه‌های تجاری پروژه

سه مورد نخست در فهرست بالا نشان می‌دهد که عدم بیان روشن و بدون ابهام نیازمندی‌های نرم‌افزاری توسط مشتریان منجر به اشتباه در هدف‌گذاری و تخصیص منابع مورد نیاز پروژه می‌شود.

 

منبع: ویکی پدیا

FacebookTwitterGoogle+
مدیریت پروژه