چگونه برای شرکت خود شرح ماموریت بنویسیم؟

هر سازمانی یک ماموریت، هدف و دلیلی برای حضور در بازار رقابت با رقبای خود دارد. به صورت کلی یک ماموریت به راحتی مسیر حدکتی یک سازمان را شرح خواهد داد و بیانیه ماموریت به نوعی هدف سازمان را به صورت شفاف بیان خواهدکرد. باید توجه داشت که این ماموریت باید ارزش مطرح کردن، برنامه ریزی و البته شفاف سازی را داشته باشد، به این معنی که یک هدف و ماموریت نباید ساده و به راحتی قابل دسترس باشد زیرا قرار است این هدف خط مشی و مسیر اصلی سازمان را مشخص کند.

اجزاء تشکیل دهنده ی ماموریت سازمان:

  1. در اولین قدم باید تلاش کنیم درک و تعریف شفافی از طیف مشتری های خود داشته باشیم.
  2. باید بدانیم محصولات/خدمات ما چه هستند و قرار است چه نیازی از مشتریان ما را برطرف کنند.
  3. بازار هدف بالقوه و بالفعل ما چیست و اینکه چگونه باید این بازار را گسترش دهیم.
  4. مسیرهایی که با استفاده از تکنولوژی روز می توانیم طی کنیم و به نوعی استفاده از فناوری روز چقدر برایمان میسر خواهد بود.
  5. عزم و اراده ما برای رسیدن به هدفمان به کنار، باید بررسی کنیم آیا هدفی برای رسیدن به سودآوری داریم یا خیر.
  6. شفاف سازی ارزشها و اولویت بندی اهداف سازمان برای آینده و بقای آن را باید به دقت مورد بررسی قرار دهیم.
  7. با طراحی ماتریس SWOT به خوبی نقاط قوت، ضعف، تهدید ها و فرصتهای خود را بشناسیم.
  8. باید توجه داشت که رسیدن به اهداف بلند مدت و کوتاه مدت تنها با ارزش نهادن به کارکنان میسر خواهد بود.

بیانه رسمی ماموریت یک سازمان در اصل باید همچون یک هدایتگر برای سازمان باشد تا بتوانیم با یادآوری و عمل به آن خود را به اهداف بلند مدت سازمان نزدیک کنیم. باید توجه داشته باشیم در تببین بیانیه رسمی ماموریت باید واقع بین بوده و اهداف کلیه بخش های سازمان را مدنظر بگیریم و با برگذاری جلسات طوفان مغزی با ارکان اصلی سازمان، به شفاف سازی و ممکن بودن دسترسی به هدف مطرح شده، بپردازیم. اینکه صرفا یک هدف را مشخص کنیم، عملا کار ساده ای است، اما اینکه خود را پایبند به آن بدانیم و تلاش کنیم در راستای رسیدن به آن طبق اصول و برنامه ریزی های صورت گرفته حرکت کنیم بسیار مهم خواهد بود.

FacebookTwitterGoogle+
سایر مباحث مدیریتی,انواع مستندات کاری,متفرقه

یادداشت برداری: برنامه ریزی استراتژیک و برنامه ریزی کسب و کار ۲

  1. پنج سوال مهم:
    • می خواهیم کجا باشیم؟ (فرجام ها، خروجی ها، مقاصد، اهداف و چشم انداز کلی مان)
    • وقتی به آنجا رسیدیم، از کجا خبردار شویم؟ (ارتباط بین نیازها و خواستهای مشتریان از طریق یک سامانه بازخورد قابل اندازه گیری)
    • اکنون کجاییم؟ (مسائل و مشکلات امروز)
    • چگونه به آنجا برسیم؟ (برنامه ها و زمان بندی ها)
    • احتمال تغییر چه چیزی در محیط و در آینده زیاد است؟
  2. در تفکر سیستمی، کل در درجه اول اهمیت و اعضای تشکیل دهنده در درجه بعدی قرار دارند. (برعکس این موضوع درست نیست)
  3. اگر اوضاع به خوبی پیش می رود، پس احتمال زیاد داریم کاری را اشتباه انجام می دهیم.
  4. انتخاب هدف و انتخاب دقیق هدف، معیار شماره یک در موفقیت است.
  5. موراد کلیدی که برای موفقیت باید اندازه گیری شود.
    • رضایت مشتری
    • رضایت کارکنان
    • رشد مالی
    • شاخص های کلیدی عملکردی
  6. اگر در مورد یک تغییر فرهنگی (و ارزشی) جدی هستید، باید مستقیم به آن حمله ببرید. تغییر تدریجی که کسی را به دردسر نیندازد، شما را به هیچ کجا نخواهد رساند.
  7. اگر همیشه همان کاری را بکنید که همیشه کرده اید، همیشه همان نتیجه ای را خواهید گرفت که همیشه به دست آورده اید.
  8. برتری یعنی انجام ده هزار کار به شیوه درست.
  9. اگر پول چیزی است که برای موفقیت لازم است، پس ژاپن و آلمان چطور از خاکستر برخاستند؟
  10. آنچیزی که می دانیم یا آنچیزی که فکر میکنیم یا آنچیزی که به آن اعتقاد داریم، در نهایت نتیجه اندکی خواهد داشت. تنها چیزی که اهمیت دارد، آنچیزی است که انجام می دهیم.
  11. بیشتر شرکت ها به خاطر عدم استعداد یا نداشتن چشم انداز استراتژیک با شکست روبه رو نمی شوند. آنها به خاطر عدم اجرا شکست می خورند. همان بازداشتن و کشمکش داشتن روتینی که اغلب شرکت های بزرگ کرارا انجام داده و برای بهتر انجام دادن آن، تلاش می کنند. تی جی راجرز
  12. درک اینکه ما باید تغییر را مدیریت کنیم، قبل از اینکه آن مارا مدیریت کند، بسیار ضروری است.
  13. افراد از چیزی که به خلق آن کمک کرده باشند، پشتیبانی می کنند.
  14. مشتری تنها دلیل وجود شما است.
  15. پیدا کردن یک مشتری جدید پنج مرتبه سخت تر از نگهداری مشتری فعلی است.

 

FacebookTwitterGoogle+
سایر مباحث مدیریتی,متفرقه

یادداشت برداری: برنامه ریزی استراتژیک و برنامه ریزی کسب و کار ۱

پس از مطالعه کتاب برنامه ریزی استراتژیک و برنامه ریزی کسب و کار، حسب عادت همیشه از یادداشت برداری از نکات مفید کتاب، یکسری از نکات که در دو قسمت به عنوان پست منتشر خواهم کرد را یادداشت کردم که ارزش مطالعه کردن را خواهد داشت.
  1. سه هدف اصلی هر سامانه مدیریت استراتژیک:
    • هدف اول: توسعه یک برنامه/مستند استراتژیک
    • هدف دوم: اطمینان حاصل کردن از اجرای موفق آن
    • هدف سوم: ایجاد و نگهداری عملکرد سطح بالا در طولانی مدت
  2. هر سازمان یا گروهی که برنامه ریزی استراتژیک و کسب و کار و چرخه تغیر را شروع می کند، در ابتدا باید از خود بپرسد: این برنامه ریزی استراتژیک؛
    • یک رویداد است؟
    • یک فرایند است؟
    • تغییری در نقش هایمان است؟
    • تغییری در روش اجرای فعالیت روزمره مان است؟
  3. تعیین اهداف مختلف برای بخش های مختلف اشتباه است، هدف هر بخش در هر اداره ای بایدحمایت از استراتژی های محوری کل سازمان باشد.
  4. برنامه های استراتژیک و کسب و کار باید اسنادی زنده و جاندار باشند.
  5. افراد از چیزهایی که به خلق آن کمک کرده اند، پشتیبانی می کنند.
  6. تنها برتری هر سازمانی در طولانی مدت، رهبری آن است.
  7. کارکنان مهمترین دارایی سازمان خواهند بود، به شرطی که رهبران سازمان این اجازه را به آنها بدهند.
  8. شش سطح از مهارت ها و قابلیتهای مدیریت طبیعی عبارتند از:
    • افزایش تسلط بر خود
    • برقراری رابطه
    • ایجاد گروه های موثر
    • ایجاد فرآیندهای کسب و کار مشتری محور
    • هم راستا کردن نتیج سازمانی
    • خلق ارزش برای مشتری
  9. رهبری، هنری ذهنی است که نیازمند تعهد طولانی مدت به آن، به عنوان یک فرصت مجزا برای رشد حرفه ای است.
  10. کلید رویکرد تفکر سیستمی، تمرکز بر نتایج خودتان است.
  11. هر سازمان یک سامانه زنده است.
FacebookTwitterGoogle+
سایر مباحث مدیریتی,متفرقه

تجربه نوشت – قسمت اول

“مرسی، اما من در توان و تخصصم انجام این مسئولیت نیست!”

 

این جمله ای هست که ای کاش خیلی راحت می تونستیم بکار ببریم و هیچوقت کاری که در انجامش دانش، تجربه یا الفبا و اصول کاریش رو بلد نیستیم، انجام ندیم. خیلی وقتا فقط بخاطر شرایط مالی وارد یک کار میشیم و خیلی وقتا برای کسب تجربه.

به نظرم دومی زیاد مشکل دار نیست، چون بالاخره هر چیزی باید از یک جایی شروع بشه، اما اولی به صورت ۱۰۰% آفت و سم هست که این موضوع ابعاد گسترده تری هم خواهد داشت. از جمله مشکلاتی که انتخاب یک شغل بخاطر صرفا شرایط مالی و بدون تخصص خواهد داشت میتوان موارد زیرو نام برد:

  1. عدم وجود انگیزه برای انجام خوب کارها
  2. عدم تمایل به ارتقا سطح دانش
  3. عدم تمایل به کمک به همکاران
  4. عدم وجود اهمیت به اهداف سازمان
  5. بی حوصلگی شدید در محیط کار
  6. حضور برای خروج !!!
  7. خروج برای شروع یک روز دیگر تا به آخر ماه برای دریافت حقوق نزدیک شدن

همانطور که مشخص است خیلی بیشتر از این هفت مورد می توان برای مشکلات لیست نوشت، اما آیا واقعا تلاش برای فراگرفتن یک تخصص سخت است؟ اصلی ترین معضلی که در این انتخاب رخ خواهد داد، اذیت شدن سایر همکاران است، چون قطعا یک یا چند نفر دیگر هزینه زمانی و انرژی انجام کارهای نکرده فرد را باید بپردازند.

نکته کلیدی اینکه اگر افرادی که مشغول پرداختن این هزینه هستند، افرادی باشند که اهل مقایسه شرایط باشند، اصلا بعید نیست به خلق و خوی فرد مذکور دچار شده و این موضوع نم نم به کل سازمان سرایت کند. به نظر می رسد، برای انتخاب یک فرد با انگیزه می توان راه حل داشت، چون قطعا این مسئله نیز قابل حل خواهد بود.  شاید برخی از راه حل ها به نظر خشن، فریب دهنده و یا ظاهر سازی باشد، اما راز بقای یک سازمان فقط و فقط نیروهای پویا و فعال آن هستند. البته در نهایت اگر راه حل ها پاسخ دهد، جنبه های منفی اصلا دیده نخواهد شد و صرفا ابعاد گسترده مثبت آن باقی می ماند.

شاید بتوانیم از این تیپ موارد یک لیست به شرح زیر داشته باشیم:

  1. وجود ساختار سازمانی
  2. وجود قوانین شفاف برای ارتقا سطح سازمانی
  3. وجود مراحل آزمونی برای سنجش دوره ای توانمندی پرسنل
  4. وجود شرح وظیفه دقیق از هر مسئولیت
  5. وجود نظام یکپارچه و دقیق برای برنامه ریزی آموزشی پرسنل
  6. قرارداد های کوتاه مدت (حداقل ۳ ماهه)
  7. ایجاد نظام پاداش و جریمه طبق قوانین شفاف

قطعا این لیست نیز دارای موارد زیادی می تواند باشد. در آینده در مورد اینکه چه عواملی مانع یا باعث کاهش انگیره کارمندان می شود، نیز پست خواهم گذاشت.

FacebookTwitterGoogle+
مدیریت پروژه,تجربیات یک مدیر پروژه

PMO در یک نگاه

امروزه بسیاری از سازمان‌ها، از ساختارهای پروژه‌ای برای انجام امور خود بهره می‌گیرند. مهمترین عامل کلیدی موفقیت این سازمان‌ها، مدیریت صحیح پروژه‌ها و طرح‌ها است. طراحی و استقرار دفاتر مدیریت پروژه عمده‌ترین مکانیزمی است که در این خصوص مورد استفاده قرار می‌گیرد. نقش‌های دفاتر مدیریت پروژه متنوع و گوناگونند، اما در نهایت ماموریت آن‌ها ایجاد ساز و کار لازم به منظور مدیریت یکپارچه طرح‌ها و پروژه‌های سازمان‌ها برای تحویل به موقع، باکیفیت و در چارچوب هزینه‌های پیش‌بینی شده است.

دفتر مدیریت پروژه نهادی است که در سازمان‌های پروژه‌محور مورد استفاده قرار می‌گیرد و وجود آن سبب رشد و تکامل فعالیت‌های مدیریت پروژه در سطح سازمان می‌شود. بسته به اندازه، ساختار، پیچیدگی و نوع سازمان ممکن است در یک زمان، پروژه‌های متعددی در آن در حال اجرا باشند. دفتر مدیریت پروژه باعث تمرکز سیستماتیک مدیریت پروژه در سازمان شده و وضعیت کلی پروژه‌ها و برنامه‌های سازمان را با دقت بسیار بالایی کنترل می‌کند.

 

مزایای ایجاد دفتر مدیریت پروژه

  • دست یابی بهتر به اهداف استراتژیک
  • دست یابی بهتر به اهداف پروژه ها
  • صرفه جویی منابع
  • مستند سازی بهتر دانش و تجربه سازمانی
  • افزایش دانش و تخصص تیم مدیریت پروژه
  • دستیابی به سطح بالاتری از رضایت ذینفعان
  • افزایش بلوغ و فرهنگ سازمانی جهت مدیریت و اجرای بهتر پروژه ها

وظایف دفتر مدیریت پروژه

  • تمرکزدهی هماهنگی و یکپارچه سازی پروژه ها
  • تامین منابع لازم جهت مدیریت پروژه ها
  • مدیریت بانک منابع
  • استاندارد سازی فرایندهای مدیریت پروژه
  • توسعه متدولوژی های مدیریت پروژه
  • توسعه سیستم مدیریت پروژه
  • شناسایی بهترین تجربیات و تسهیم آن در سازمان
  • تعیین معیارهای انتخاب مدیران پروژه
  • تعیین معیارهای انتخاب تیم مدیریت پروژه
  • نیازسجی و آموزش تیم مدیریت پروژه
  • تعیین نرم افزارهای مورد نیاز مدیریت پروژه
  • مدیریت ارتباطات بین پروژه ها
  • ثبت و سازمان دهی دروس آموخته و انتقال آن به پروژه های جدید
  • مشارکت در فرایند آغازین پروژه ها
  • نظارت و کنترل فرایندهای مدیریت پروژه
  • پیشنهاد شروع و خاتمه پروژه ها

دلایل عدم موفقیت دفتر مدیریت پروژه

  • عدم تعریف مناسب شرح وظایف سازمانی دفتر مدیریت پروژه و نحوه تعامل سایر بخش ها با آن
  • عدم اعتقاد و حمایت مدیران ارشد سازمان از دفتر مدیریت پروژه
  • دخالت مدیران ارشد در روند کار تخصصی دفتر مدیریت پروژه
  • عدم فرهنگ سازی سازمانی جهت همکاری با دفتر مدیریت پروژه
  • عدم وجود نیروهای متخصص کافی در دفتر مدیریت پروژه
  • عدم سرمایه گذاری مناسب جهت تامین زیرساخت های مورد نیاز
  • تقلید محض از سیستم ها و استانداردهای سایر سازمان ها
  • انتظار موفقیت و بلوغ سازمانی در کوتاه مدت
  • بها ندادن به منابع انسانی در سازمان
FacebookTwitterGoogle+
برنامه ریزی,مدیریت پروژه,کنترل پروژه