یادداشت برداری: پروژه های سریع

در این پست به نکاتی که از مطالعه کتاب پروژه های سریع یادداشت برداری کرده ام، پرداخته شده است.

  1. مدیریت پروژه یکی از دشوارترین کارها در دنیا است، زیرا شما مجبورید آینده را پیش بینی کنید و سپس آن را عملی کنید.
  2. اولین دلیل شکست پروژه ها این است که آنها از اول غیر ممکن بوده اند.
  3. اگر میخواهید پروژه سریعی داشته باشید، نکته کلیدی این است که بدانید دقیقا از شما چه خواسته شده است. برای انجام این کار مراحل زیر را انجام دهید:
    • از خودتان بپرسید: چه رویدادی نشاندهنده پایان این پروژه است؟
    • فهرستی از ذی نفعان آماده کنید و شرایط برد هریک از آنها را بنویسید. ذی نفعان تمام اشخاص یا گروه هایی هستند که تحت تاثیر پروژه قراردارند. شرایط برد نیز چیزهایی هستند که پروژه را برای آن ذی نفع موفقیت آمیز می کنند.
    • باید در زمانی که به عنوان  پایان پروژه مشخص کرده اید، همه این موارد را تحویل دهید. در غیر اینصورت شرایط برد یا برخی از شرایط برد باید تغییر کنند.
  1. نخستین کاری که باید پس از تحویل گرفتن پروژه انجام دهید، مشخص کردن محدوده پروژه است.
  2. شرایط برد ذی نفعان مختلف می توانند سطوح اهمیت متفاوتی داشته باشند.
  3. رمز موفقیت در پروژه پرداختن زیاد به جزئیات است.
  4. شرایط برد (برای ذی نفعان)، شانسی به دست نمی آید.
  5. کار مدیر پروژه، پیش بینی آینده است.
  6. حجم کاری مدیر پروژه باید ۱۰% کل پروژه باشد.
  7. اصلی ترین کار مدیر پروژه برقرار نمودن تعادل میان این عرضه و تقاضا است.
    • تقاضا از کاری که باید انجام شود، ناشی میگردد.
    • عرضه نیز از افرادی که باید آن کار را انجام دهند.
  8. به صورت کلی باید مقداری از برنامه ریزی را به برنامه ریزی در صورت شکست اختصاص دهید. مقداری از این برنامه ریزی را شفاف بیان کنید و مقداری را پنهان کنید و حتی اگر حس میکنید با مقاومت روبه رو خواهیدبود، کلا برنامه مربوطه را پنهان کنید.
  9. تحلیل ریسک: یک روش ساده و بسیار موثر برای تحلیل ریسک، گذر از مراحل زیر است:
    • در یک جلسه BrainStorm ریسکهای وارد به پروژه را بررسی کنید. ریسک ها چیز هایی هستند که میتوانند باعث به دردسر افتادن پروژه شوند.
    • هر ریسک را بر اساس احتمال وقوعش درجه بندی کنید. از مقیاس ۳ نمره ای استفاده کنید: ۳= ریسک بالا، ۲= ریسک متوسط، ۱= ریسک پایین.
    • هر ریسک را بر اساس اثری که دارد درجه بندی کنید. از همان مقیاس ۳ نمره ای استفاده کنید.
    • حاصل ضرب دو مورد بالا در هم، بیانگر احتمالی است که شما در معرض این ریسک خاص قرار دارید. هر چه عدد حاصله بزرگتر باشد، احتمال وقوع ریسک بالاتر است.
    • برای هر ریسک مشخص کنید که چه اقدامی می تواند احتمال وقوع آن را کاهش دهد.
    • برای هر ریسک مشخص کنید که چه اقدامی می تواند شروع بروز ریسک را مشخص کند.
  10. دوازده علت رایج شکست پروژه ها
    • پروژه از اول هم غیر ممکن بوده است.
    • هدف پروژه درست تعریف نشده است.
    • هدف پروژه درست تعریف شده است، اما تغییرات وارد بر آن کنترل شده نیستند.
    • ذی نفعان یا شرایط برد آنها مشخص نشده است.
    • پروژه برنامه ریزی درستی ندارد
    • رهبری پروژه مناسب نیست.
    • پروژه برنامه ریزی درستی دارد، اما منابع آن طبق برنامه فراهم نشده است.
    • برنامه طوری ریخته شده است که مقادیر احتیاطی را در نظر نمی گیرد.
    • انتظارات افراد، اداره نشده است.
    • پروژه برنامه ریزی درستی دارد، اما بر پیشرفت آن طبق برنامه نظارتی وجود ندارد و درست کنترل نمی شود.
    • گزارش دهی پروژه کافی نیست یا اصلا وجود ندارد.
    • وقتی پروژه به دردسر می افتد، همه فکر میکنند می توان خیلی ساده مشکل را حل کرد، اما مثلا با کار بیشتر، عقب انداختن ضرب العجل پایان پروژه، افزایش منابع. که این موضوع اصولا در اکثر مواقع راه گشا نیست.
  11. هیچ کس تاکنون نگفته است که مدیریت پروژه، یک عرصه رقابت بر سر محبوبیت است. (مشکل اکثر مدیر پروژه ها)
  12. هنگام اجرای پروژه سه چیز را باید در نظر بگیرید. ابتدا باید افراد را درست اداره کنید، دوم باید پیشرفت کار را در مقایسه با برنامه بسنجید، سوم باید نتایج این برنامه را با ذی نفعان بگویید. عملا برای داشتن یک پروژه سریع باید این سه کار را با سرعت بالا انجام دهید.
  13. پروژه موفق یعنی ذی نفعان راضی، و رضایت ذی نفعان یعنی مشخص کردن و مدیریت انتظارات آنها.
FacebookTwitterGoogle+
مدیریت پروژه,کنترل پروژه

تفاوت های مدیر پروژه و مدیریت دفتر مدیریت پروژه

مدیر پروژه (Project Manager): برنامه‌ریزی و هدایت پروژه در چهارچوب زمان ، هزینه و كیفیت مشخص به‌سوی ایجاد نتایج مشخص‌ آن است. مدیریت‌پروژه فعالیت‌های برنامه‌ریزی، سازماندهی ، نظارت بر اجرا و هدایت اجرا را در بر می‌گیرد و سعی ‌دارد تا با استفاده‌ درست از منابع، نتایج مشخص و موردانتظار را با هزینه‌ توافق‌شده‌ قبلی در موعد درست خود تحویل ‌دهد.

دفتر مدیریت پروژه(Project Management Office – PMO): واحد سازمانی است که به مدیریت پروژه ها را مرکزیت می دهد. یک دفتر مدیریت پروژه، معمولاً یکی از سه نقش زیر را داراست:

  1. فراهم کردن سیاست ها، متدولوژی ها و الگوها برای مدیریت کردن پروژه ها در سازمان.
  2. پشتیبانی و راهنمایی افراد سازمان در مورد چگونگی مدیریت پروژه ها، آموزش مدیریت پروژه و یا نرم افزارهای مورد استفاده در مدیریت پروژه به آنها، همیاری در بکارگیری ابزارهای ویژه مدیریت پروژه.
  3. انتخاب و به کار گماردن مدیران پروژه برای پروژه های مختلف، و داشتن مسئولیت در مورد نتیجه آن گروه از پروژه ها (همگی پروژه ها، یا پروژه هایی در حد و اندازه های مشخص، نوع یا تاثیر آنها که به وسیله این دفتر، مدیریت می شود).

به فردی که در راس امور این دفتر قرار میگیرد نیز مدیر دفتر مدیریت پروژه گفته می شود.

 

اما تفاوت های اصلی مدیریت پروژه و مدیریت دفتر مدیر پروژه از نظر فعالیت هایی که باید در دستور کار قرار گیرد به شرح زیر است:

 

مدیر پروژه:

  1. برنامه ریزی
  2. پیگیری
  3. تخصیص دادن امور در پروژه
  4. کنترل پروژه
  5. مدیریت امور جاری در پروژه
  6. مجری قوانین و ضوابط جاری در یک پروژه
  7. تخمین اجرایی
  8. سازمان دهی کردن
  9. ارتباطات با کارفرما ها و تیم فنی

 

مدیریت دفتر مدیریت پروژه:

  1. کمک در پیش برد امور
  2. ارائه مشورت
  3. بازبینی شرایط
  4. تسهیل امور و فرآیند های جاری
  5. ممیزی
  6. هدایت کردن مانند کاری یک مربی برای تیم خود انجام میدهد
  7. برنامه ریزی راهبردی
  8. آموزش تیم مدیریت پروژه
  9. مدیریت دانش پروژه و هدایت این دانش به تیم مدیریت پروژه
FacebookTwitterGoogle+
برنامه ریزی,مدیریت پروژه,کنترل پروژه

تجربه نوشت – قسمت دوم

“خودتان را غرق کار نکنید، همه زندگی شما کار نیست.

کار می تواند لذت بخش باشد، اگر دوستش داشته باشید و درست انجامش بدهید و همه زندگی شما نباشد.”

دو خط بالا، عموما بین همه کارمندان که در شرکت ها مشغول هستند یادآور به موقع ترک کردن محیط کار است!!! البته چون فقط خط اول به شدت مطالعه می شود و هیچگاه به خط دوم، مخصوصا قسمت “کار می تواند لذت بخش باشد، اگر دوستش داشته باشید و درست انجامش بدهید” دقت نمیشود، البته بسیار بدیهی است چون اصولا انتخاب کردن شغلی که مورد علاقه و البته با تخصص باشد، دشوارتر از ترک به موقع محیط کار است.

اما واقعیتی که همواره کارفرما ها و مدیران را آزار می دهد، عدم بهره وری بالا در کار و یا همان عدم دریافت خروجی مطلوب (و نه حتی عالی)از کاری است که کارمندانشان انجام می دهند. البته نباید فراموش کرد که برخی شرایط در محیط های کاری، عامل این بی انگیزگی و بهره وری کم خواهد بود، اما قطعا این ما هستیم که همواره تعیین کننده شرایط و البته خط دهنده اصلی خواهیم بود. تصور کنید در یک شرکت تعداد کارمندان با کیفیت آن بیشتر از بی کیفیت باشد، آیا سود دهی شرکت افزایش پیدا نمی کند؟ آیا مدیران ارشد کاری جز همراهی با ایجاد امکانات و امنیت شغلی برای این دسته از کارمندان می توانند انجام دهند؟ آیا سایر کارمندان بی کیفیت توانایی ادامه دادن به مسیری که در گذشته طی می کردند را دارند؟ آیا کارمندان جدید، کارمندان قبلی را در جهت لذت بردن از کاری که انجام میدهند، سرلوحه قرار نمی دهند؟ و هزاران آیای دیگر که تمام به اثبات اینکه “شرایط را دستان من و شما رقم می زند” خواهد پرداخت.

اینکه خودمان را غرق کار نکنیم، بسیار عالی و پسندیده است اما آیا در زمانی که بیش از نیمی از عمر روزانه خود را مشغول به کسب درآمد برای امرارمعاش هستیم، خروجی مطلوب و در همان حد نیم روزی را داشته ایم؟ به جرات می توانم بگویم در اکثر مواقع خیر. به عنوان یک مدیر پروژه زمانی که خروج کارمندان شرکت را از محیط کار مشاهده میکنم، عدم وجود انگیزه، حس آزاد شدن، حس افسردگی را بیشتر از احساسات خوب و لذت بخش که همه و همه ناشی از مفید بودن و یا مفید واقع شدن است، می بینم. که البته پس از ۸ سال کار در این زمینه، این احساسات به راحتی قابل تشخیص است.

فکر میکنم، برای جلوگیری از بروز این احساسات یک روزی برای خودم یک لیست از توانمندی هایی که داشتم را نوشتم، بعد از توانمندی ها، لیست علاقه مندی ها را نوشتم و در نهایت، لیست هدف ها! در بین این لیست بلند، یک نقطه مشترک پیدا کردن برایم سخت نبود. نقطه ای که بتوانم با قرار گرفتن در مسیر آن، بتوانم از توانمندی هایم در راه رسیدن به علاقه مندی ها به صورتی هدفمند حرکت کنم. فکر میکنم این فرمول به انتخاب یک شغل با علاقه کمک کند.

پس از طی کردن مسیر فوق، میتوانیم به جرات بگوییم انسان های خوشحال تری در امور اجتماعی و زندگی شخصی خواهیم بود، زیرا همواره زمان مان را برای اموری مصرف کرده ایم که از آنها لذت برده ایم و فکر می کنم بسیار شفاف است که کار با لذت در حتی زمان کوتاه، بالاترین بهره وری را خواهد داشت و چرا حالا خط اول این پست را انجام نداد؟

FacebookTwitterGoogle+
مدیریت پروژه,کنترل پروژه,تجربیات یک مدیر پروژه

PMO در یک نگاه

امروزه بسیاری از سازمان‌ها، از ساختارهای پروژه‌ای برای انجام امور خود بهره می‌گیرند. مهمترین عامل کلیدی موفقیت این سازمان‌ها، مدیریت صحیح پروژه‌ها و طرح‌ها است. طراحی و استقرار دفاتر مدیریت پروژه عمده‌ترین مکانیزمی است که در این خصوص مورد استفاده قرار می‌گیرد. نقش‌های دفاتر مدیریت پروژه متنوع و گوناگونند، اما در نهایت ماموریت آن‌ها ایجاد ساز و کار لازم به منظور مدیریت یکپارچه طرح‌ها و پروژه‌های سازمان‌ها برای تحویل به موقع، باکیفیت و در چارچوب هزینه‌های پیش‌بینی شده است.

دفتر مدیریت پروژه نهادی است که در سازمان‌های پروژه‌محور مورد استفاده قرار می‌گیرد و وجود آن سبب رشد و تکامل فعالیت‌های مدیریت پروژه در سطح سازمان می‌شود. بسته به اندازه، ساختار، پیچیدگی و نوع سازمان ممکن است در یک زمان، پروژه‌های متعددی در آن در حال اجرا باشند. دفتر مدیریت پروژه باعث تمرکز سیستماتیک مدیریت پروژه در سازمان شده و وضعیت کلی پروژه‌ها و برنامه‌های سازمان را با دقت بسیار بالایی کنترل می‌کند.

 

مزایای ایجاد دفتر مدیریت پروژه

  • دست یابی بهتر به اهداف استراتژیک
  • دست یابی بهتر به اهداف پروژه ها
  • صرفه جویی منابع
  • مستند سازی بهتر دانش و تجربه سازمانی
  • افزایش دانش و تخصص تیم مدیریت پروژه
  • دستیابی به سطح بالاتری از رضایت ذینفعان
  • افزایش بلوغ و فرهنگ سازمانی جهت مدیریت و اجرای بهتر پروژه ها

وظایف دفتر مدیریت پروژه

  • تمرکزدهی هماهنگی و یکپارچه سازی پروژه ها
  • تامین منابع لازم جهت مدیریت پروژه ها
  • مدیریت بانک منابع
  • استاندارد سازی فرایندهای مدیریت پروژه
  • توسعه متدولوژی های مدیریت پروژه
  • توسعه سیستم مدیریت پروژه
  • شناسایی بهترین تجربیات و تسهیم آن در سازمان
  • تعیین معیارهای انتخاب مدیران پروژه
  • تعیین معیارهای انتخاب تیم مدیریت پروژه
  • نیازسجی و آموزش تیم مدیریت پروژه
  • تعیین نرم افزارهای مورد نیاز مدیریت پروژه
  • مدیریت ارتباطات بین پروژه ها
  • ثبت و سازمان دهی دروس آموخته و انتقال آن به پروژه های جدید
  • مشارکت در فرایند آغازین پروژه ها
  • نظارت و کنترل فرایندهای مدیریت پروژه
  • پیشنهاد شروع و خاتمه پروژه ها

دلایل عدم موفقیت دفتر مدیریت پروژه

  • عدم تعریف مناسب شرح وظایف سازمانی دفتر مدیریت پروژه و نحوه تعامل سایر بخش ها با آن
  • عدم اعتقاد و حمایت مدیران ارشد سازمان از دفتر مدیریت پروژه
  • دخالت مدیران ارشد در روند کار تخصصی دفتر مدیریت پروژه
  • عدم فرهنگ سازی سازمانی جهت همکاری با دفتر مدیریت پروژه
  • عدم وجود نیروهای متخصص کافی در دفتر مدیریت پروژه
  • عدم سرمایه گذاری مناسب جهت تامین زیرساخت های مورد نیاز
  • تقلید محض از سیستم ها و استانداردهای سایر سازمان ها
  • انتظار موفقیت و بلوغ سازمانی در کوتاه مدت
  • بها ندادن به منابع انسانی در سازمان
FacebookTwitterGoogle+
برنامه ریزی,مدیریت پروژه,کنترل پروژه