PMO در یک نگاه

امروزه بسیاری از سازمان‌ها، از ساختارهای پروژه‌ای برای انجام امور خود بهره می‌گیرند. مهمترین عامل کلیدی موفقیت این سازمان‌ها، مدیریت صحیح پروژه‌ها و طرح‌ها است. طراحی و استقرار دفاتر مدیریت پروژه عمده‌ترین مکانیزمی است که در این خصوص مورد استفاده قرار می‌گیرد. نقش‌های دفاتر مدیریت پروژه متنوع و گوناگونند، اما در نهایت ماموریت آن‌ها ایجاد ساز و کار لازم به منظور مدیریت یکپارچه طرح‌ها و پروژه‌های سازمان‌ها برای تحویل به موقع، باکیفیت و در چارچوب هزینه‌های پیش‌بینی شده است.

دفتر مدیریت پروژه نهادی است که در سازمان‌های پروژه‌محور مورد استفاده قرار می‌گیرد و وجود آن سبب رشد و تکامل فعالیت‌های مدیریت پروژه در سطح سازمان می‌شود. بسته به اندازه، ساختار، پیچیدگی و نوع سازمان ممکن است در یک زمان، پروژه‌های متعددی در آن در حال اجرا باشند. دفتر مدیریت پروژه باعث تمرکز سیستماتیک مدیریت پروژه در سازمان شده و وضعیت کلی پروژه‌ها و برنامه‌های سازمان را با دقت بسیار بالایی کنترل می‌کند.

 

مزایای ایجاد دفتر مدیریت پروژه

  • دست یابی بهتر به اهداف استراتژیک
  • دست یابی بهتر به اهداف پروژه ها
  • صرفه جویی منابع
  • مستند سازی بهتر دانش و تجربه سازمانی
  • افزایش دانش و تخصص تیم مدیریت پروژه
  • دستیابی به سطح بالاتری از رضایت ذینفعان
  • افزایش بلوغ و فرهنگ سازمانی جهت مدیریت و اجرای بهتر پروژه ها

وظایف دفتر مدیریت پروژه

  • تمرکزدهی هماهنگی و یکپارچه سازی پروژه ها
  • تامین منابع لازم جهت مدیریت پروژه ها
  • مدیریت بانک منابع
  • استاندارد سازی فرایندهای مدیریت پروژه
  • توسعه متدولوژی های مدیریت پروژه
  • توسعه سیستم مدیریت پروژه
  • شناسایی بهترین تجربیات و تسهیم آن در سازمان
  • تعیین معیارهای انتخاب مدیران پروژه
  • تعیین معیارهای انتخاب تیم مدیریت پروژه
  • نیازسجی و آموزش تیم مدیریت پروژه
  • تعیین نرم افزارهای مورد نیاز مدیریت پروژه
  • مدیریت ارتباطات بین پروژه ها
  • ثبت و سازمان دهی دروس آموخته و انتقال آن به پروژه های جدید
  • مشارکت در فرایند آغازین پروژه ها
  • نظارت و کنترل فرایندهای مدیریت پروژه
  • پیشنهاد شروع و خاتمه پروژه ها

دلایل عدم موفقیت دفتر مدیریت پروژه

  • عدم تعریف مناسب شرح وظایف سازمانی دفتر مدیریت پروژه و نحوه تعامل سایر بخش ها با آن
  • عدم اعتقاد و حمایت مدیران ارشد سازمان از دفتر مدیریت پروژه
  • دخالت مدیران ارشد در روند کار تخصصی دفتر مدیریت پروژه
  • عدم فرهنگ سازی سازمانی جهت همکاری با دفتر مدیریت پروژه
  • عدم وجود نیروهای متخصص کافی در دفتر مدیریت پروژه
  • عدم سرمایه گذاری مناسب جهت تامین زیرساخت های مورد نیاز
  • تقلید محض از سیستم ها و استانداردهای سایر سازمان ها
  • انتظار موفقیت و بلوغ سازمانی در کوتاه مدت
  • بها ندادن به منابع انسانی در سازمان
FacebookTwitterGoogle+
برنامه ریزی,مدیریت پروژه,کنترل پروژه

مستند سازی شرح نیازمندی ها

یکی از مهمترین مواردی که در همه پروژه ها همواره باید رعایت شود، بحث مستند سازی نیازمندی های مشتری هاست که عملا ما را در حفظ دقیق نیازمندی و فراموش نشدن آن کمک خواهد کرد. صرف زمان بیشتر در زمان تنظیم این مستند و همچنین مستند طراحی و تحلیل پروژه، نه تنها باعث از دست نرفتن زمان بلکه باعث پیشبرد سریعتر در زمان پیاده سازی خواهد شد.

در این بین، مواردی نظیر اینکه باید خیلی ریز به یک پروژه و به صورت کلی یک درخواست نگاه شود، از طرفی باید در راستای حفظ بقای شرکت (ایجاد و تعریف پروژه در راستای درآمد زایی) مسئله مطرح شده را نیز به پروژه تبدیل کرد، مطرح می شود.

اما سوال اینجاست که موارد کاربردی در مستند که منجر به افزایش دقت در زمان تحویل می شود چیست؟ و یا به عبارتی مواردیکه در صورت ثبت/عدم ثبت آنها می توان موفقیت/عدم موفقیت یک پروژه را رقم زد چیست؟ و اینکه آیا همه چیز حتی در حد درج یک دکمه یا لینک کردن نیز باید در مستند قید شود؟
در نهایت همانطور که واضح است، کیفیت انتها ندارد و باید به این نکته توجه داشت که آیا زمان به ما این امکان را میدهد که به صورت نا متنهایی به بررسی درخواست کارفرما بپردازیم؟ و آیا به صورت کلی کارفرما این میزان صبر را دارد؟
در نهایت فکر میکنم مستندی که در کوتاه ترین زمان قابل آماده شدن باشد و البته نیازمندی ها را در حد خوبی پوشش دهد، باید شامل موارد زیر باشد:

  • مقدمه ای از پروژه
  • شرح هدف پروژه
  • ترسیم تصویر آینده پروژه
  • نمایش شماتیک ارتباطات بخش ها با هم
  • تفکیک ماژول ها (بخش ها)
    • شرح بخش
    • ویژگی های بخش
    • فیلد های هر بخش
    • دو مورد بالا به تفکیک کاربران مورد نیاز در پروژه باید تعریف شود
    • فلوچارت بخش مربوطه

در پست های بعدی در مورد استاندارد هایی نظیر SRS بیشتر مطلب خواهم نوشت.

FacebookTwitterGoogle+
مدیریت پروژه,انواع مستندات کاری,تجربیات یک مدیر پروژه